Kā top ilgtspējas ziņojums: no idejas līdz publicēšanai

Ilgtspējas ziņojums kļūst par arvien nozīmīgāku uzņēmuma vadības un reputācijas instrumentu. Tas palīdz strukturēt informāciju, novērtēt ietekmi un pieņemt stratēģiskus lēmumus, kas balstīti datos. Esmu piedalījusies vairāk kā desmit ziņojumu izstrādē, un šajā rakstā apkopoju savas praktiskās atziņas – kā notiek ilgtspējas ziņojuma izstrādes process, cik tas prasa laika un ar ko būtu jārēķinās uzņēmumam, kas vēlas sākt šo ceļu.

⏳ Cik ilgi top ilgtspējas ziņojums?

Ja ilgtspējas ziņojumu vēlies sagatavot kvalitatīvi, jāplāno vismaz trīs līdz četri mēneši darba. Lūk, kā tas parasti izskatās praksē:

1. mēnesis – sagatavošanās. 

Tiek izvēlēts piemērotākais ziņošanas standarts (GRI, ESRS, VSME u.c.), izstrādāti datu vākšanas instrumenti (parasti, vecais labais excel) un atlasīta komanda, kas būs iesaistīta procesā. Šajā posmā ļoti svarīgi ir izglītot iesaistītos kolēģus – paskaidrot, kāpēc dati tiek vākti, pēc kādas metodoloģijas tie tiek vākti un kā tie tiks izmantoti. Jo labāk komanda izprot “kāpēc”, jo raitāk notiek sadarbība vēlāk, kas īpaši svarīgi ir datu apkopošanas posmā.

2. mēnesis – datu vākšana un intervijas. 

Šis ir intensīvākais posms, jo nepieciešams apkopot datus no dažādām uzņēmuma struktūrvienībām, kā arī veikt intervijas ar iekšējiem ekspertiem par nozīmīgākajiem notikumiem pārskata periodā. Datiem vienmēr jābūt ar kontekstu. Ātrāk par 4 nedēļām manā pieredzē vēl neviens uzņēmums nav spējis apkopot visus nepieciešamos datus.

3. mēnesis – datu analīze un tekstu sagatavošana. 

Kad dati ir savākti, sākas analīze un paša ziņojuma veidošana – datu interpretācija, rezultātu skaidrojums, satura rādītāja un saturu bloku definēšana un pašu tekstu izstrāde. Šis ir arī laiks, kad teksti un secinājumi paralēli tiek saskaņoti ar atbildīgajiem ekspertiem un veiktas nepieciešamās korekcijas. Papildus, 2 nedēļas ir jāatvēl vadības apstiprinājumam visam ziņojumam.

4. mēnesis – dizains un apstiprināšana. 

Ja plānots vizuāli pievilcīgs dizains, māksliniekam vajadzēs apmēram trīs nedēļas + laiks dizaina korekcijām, labojumiem, kas varētu sekot vēlreiz pēc vadības komentāriem, šoreiz jau redzot arī ziņojuma vizuālo gala versiju.

Papildu laiks būs nepieciešams, ja:

• esi iecerējis ziņojumu divās valodās = +1 mēnesis tulkošanai un otrajam dizainam;

• vēlies, lai tavu ziņojumu ir novērtējis neatkarīgs auditors = kā minimums vēl +1 mēnesis;

• nepieciešama konsultanta piesaiste = vēl 3–4 nedēļas sadarbības partnera atlasei un līguma noslēgšanai.

Tātad, ja vēlies ziņojumu publicēt līdz 2026. gada 1. aprīlim, darbs pie tā jāsāk ne vēlāk kā 2025. gada novembra beigās. Ja plāno sadarboties ar konsultantu, sāc gatavoties jau oktobra beigās.

👥 Cik liela komanda ir iesaistīta ilgtspējas ziņojuma veidošanā?

Ilgtspējas ziņojums aptver ļoti plašu tēmu loku — no finanšu datiem līdz vides ietekmei un cilvēktiesībām. Tāpēc arī komanda ir plaša. Piemēram, ražošanas uzņēmumā ilgtspējas ziņojuma izstrādes komandā parasti ir iesaistīti šādi cilvēki:

• finanšu direktors,

• personāla vadītājs,

• kvalitātes vadītājs,

• ražošanas direktors,

• risku vadītājs,

• mārketinga un komunikācijas vadītājs,

• iepirkumu vadītājs,

• jurists,

• saimniecības daļas vadītājs.

Ideālā gadījumā uzņēmumā ir ilgtspējas vadītājs, kurš koordinē visu procesu un nodrošina konsekvenci. Ir būtiski, lai būtu viens atbildīgais projekta vadītājs — ja par procesu atbild vairāki cilvēki vienlaikus, progress mēdz būt lēnāks.

🤝 Vai varam tikt galā paši, bez konsultanta?

Teorētiski – protams! Reālistiski – atkarīgs no pieejamiem cilvēkresursiem, prioritātēm un laika.

Jebkurš apķērīgs uzņēmuma darbinieks var iedziļināties ziņošanas standartos pats vai ar MI palīdzību. Tā nav raķešu zinātne. Nepieciešams ir tikai laiks un vēlēšanās. Dati tāpat jāvāc pašiem - tos konsultants nevar savākt jūsu vietā. Arī atbildība par datu patiesumu un kvalitāti paliek uzņēmuma pusē.

Dažādi MI rīki šobrīd spēj palīdzēt datu analīzē un teksta formulēšanā, arī ziņojuma gala versijas dizaina veidošanā (te gan parasti nāk palīgos pašu mārketinga un dizainai cilvēki).

Taču, konsultants var būt noderīgs atbalsts ziņojuma veidošanas procesā vairākos aspektos:

1️⃣ palīdzēt noteikt, uz kādiem datiem fokusēties, lai ziņojums būtu korkets un atbilstošs uzņēmuma darbības jomai; 

2️⃣ novērst kļūdas datu aprēķinos vai metodoloģijā, palīdzēt izskaidrot formulas;

3️⃣ būt kā draudzīgs kritiķis, kas palīdz izvairīties ziņojumā no pārspīlēti pozitīva vai nepilnīga satura atspoguļošanas; 

4️⃣ sniegt piemēros balstītus padomus ziņojuma kvalitātes uzlabošanā, jo pieredzējis konsultants labi pārzina, kas atšķir patiešām labu ziņojumu no formāla.

Ja izvēlies sadarboties ar konsultantu, viņš kļūst par procesa koordinētāju, redaktoru un kvalitātes uzraugu vienā personā. No pirmās dienas līdz publicēšanai — viņa uzdevums ir palīdzēt uzņēmumam saglabāt fokusu un tempu.

Konsultants parasti:

👉palīdz izvēlēties piemērotāko ziņošanas standartu (GRI, ESRS, VSME vai citu);

👉palīdz izveidot uzņēmuma iekšējo komandu un novadīt “kick-off” prezentāciju, lai visiem būtu kopīga izpratne par mērķi un termiņiem;

👉izstrādā datu vākšanas instrumentus un metodoloģiju;

👉veic intervijas ar iekšējiem ekspertiem, apkopo būtisko informāciju un palīdz sasaistīt datus ar stāstu;

👉analizē datus, pārbauda to precizitāti un ticamību, papildina trūkstošo informāciju;

👉izstrādā ziņojuma saturu, tekstus un datu tabulas, nodrošinot, ka tie atbilst izvēlētajam standartam;

👉nodrošina pilna ziņojuma versijas saskaņošanu, iestrādā komentārus un sagatavo gala dokumentu;

👉uzrauga visa procesa norisi, lai viss notiktu pēc plāna un termiņiem;

👉un, ja nepieciešams, palīdz arī ar tulkošanu un dizaina izstrādi.

Noslēgumā

Ilgtspējas ziņojums nav tikai atskaite — tas ir instruments, kas palīdz uzņēmumam attīstīties, jo ziņojums ir gan spogulis, kas parāda, kur uzņēmums šobrīd atrodas, gan kompass, kas palīdz noteikt nākamo virzienu.

Ziņošanas process sakārto datu plūsmu, palīdz ieraudzīt saikni starp rīcību un rezultātu un atklāj, kur slēpjas lielākais attīstības potenciāls.

Manā pieredzē uzņēmumi, kas veido ilgtspējas ziņojumus, to dara tāpēc, ka redz praktisku vērtību – iespēju precīzāk pārvaldīt resursus, ātrāk sagatavoties sertifikācijai un stiprināt sadarbību ar klientiem, piegādātājiem un investoriem.

Ne mazāk būtiski – ziņošanas process un uzņēmumā kopīgi prezentēts un analizēts pats ziņojums palīdz iedvesmot komandu un stiprināt kopības sajūtu, atskatoties uz paveikto un svinot sasniegto progresu.

Lai izdodās!